Ruoli mansioni e mappatura delle competenze

Ruoli, mansioni e mappatura delle competenze sono aspetti fondamentali per il corretto funzionamento dell’organizzazione, in quanto contribuiscono attivamente alla realizzazione degli obiettivi aziendali e al miglioramento delle performance complessive, consentendo pertanto di massimizzare l’utilizzo delle competenze disponibili.

I ruoli sono le posizioni e le responsabilità assegnate ai membri di una organizzazione. 

In una PMI, dove le risorse sono spesso limitate, i collaboratori svolgono per abitudine o necessità molteplici attività non sempre in linea con gli obiettivi di funzione. Ogni ruolo invece dovrebbe essere definito in modo dettagliato, indicando le mansioni specifiche e le responsabilità associate, così da garantire una gestione del tempo efficace ed un ambiente lavorativo efficiente.  

Una puntuale definizione dei ruoli offre innegabili vantaggi, tra cui la riduzione di sovrapposizioni e conflitti tra i dipendenti, una maggiore responsabilizzazione e una migliore comprensione del contributo che ciascuno può fornire al successo dell’azienda. Inoltre, favorisce lo sviluppo di un ambiente lavorativo in cui ogni membro del team comprende appieno le proprie responsabilità e può concentrarsi sulla realizzazione degli obiettivi personali ed aziendali.

Il mansionario: uno strumento chiave per la gestione delle attività

Il mansionario, o elenco delle mansioni, è il documento che descrive le attività specifiche associate a ciascun ruolo all’interno di una organizzazione. Questo strumento fornisce la guida su cosa la direzione aziendale si aspetta da ciascun collaboratore e facilita l’individuazione delle competenze necessarie per svolgere con successo il proprio mandato.

Un mansionario ben fatto agevola inoltre la pianificazione delle risorse umane, consentendo all’azienda di identificare eventuali lacune di competenze e programmi di formazione mirati. 

In una PMI, dove flessibilità e adattabilità sono indispensabili, avere un mansionario dinamico che non ingessi la struttura consente all’organizzazione di rispondere prontamente ai cambiamenti del mercato e alle nuove sfide, oltre ovviamente ad eventi inattesi sull’operatività quotidiana.

L’importanza della corrispondenza tra ruoli e competenze

Un elemento chiave per il successo dell’impresa è la corrispondenza tra i ruoli aziendali e le competenze dei dipendenti. È fondamentale che ogni membro del team abbia le competenze necessarie per svolgere efficacemente le proprie mansioni. Quando le competenze sono allineate ai ruoli, si rileva un aumento della produttività, una maggiore soddisfazione dei dipendenti e una diminuzione degli errori operativi.

Investire nella formazione e nello sviluppo delle competenze è importante per mantenere aggiornati i dipendenti e garantire che siano in grado di affrontare le sfide emergenti. 

Inoltre, la corretta corrispondenza tra ruolo e competenze favorisce la crescita individuale all’interno dell’organizzazione, determinando opportunità di carriera più chiare e un ambiente di lavoro in cui i talenti si sentono valorizzati. Con dipendenti formati e correttamente insediati nel ruolo si garantisce la crescita e la sostenibilità a lungo termine dell’organizzazione e si riducono fortemente demotivazione e frustrazione, due tra le principali cause di dimissioni che negli ultimi 2 anni ha preso il nome di “Great Resignation”, nella quale circa il 30% dei lavoratori italiani starebbe cercando attivamente un nuovo impiego (Fonte: Randstad Workmonitor 2023).

Oltre alla definizione dei ruoli e del mansionario, un efficace strumento per la gestione delle risorse umane è la mappatura delle competenze.

La mappatura delle competenze

La mappatura delle competenze è il processo strategico che prevede l’identificazione, la valutazione e la registrazione delle competenze necessarie per svolgere adeguatamente i diversi ruoli all’interno dell’organizzazione e perseguire efficacemente gli obiettivi aziendali.

Nel contesto di una PMI, dove le risorse crescono dal basso ed acquisiscono sul campo sempre maggiori responsabilità, diventa fondamentale garantire che il personale abbia le giuste abilità per rispondere alle sfide di un mercato in continua evoluzione. 

Quali sono le fasi della mappatura?

1.   Identificazione delle competenze necessarie allo svolgimento delle attività:

·   Analisi del contesto aziendale per individuare le competenze chiave richieste

·   Coinvolgimento dei responsabili e dei dipendenti per ottenere suggerimenti dal basso

2.   Valutazione delle competenze attuali:

·   Valutazione delle competenze tecniche e delle cd. ‘soft skills’ dei dipendenti

·   Analisi del gap tra le competenze necessarie e quelle attuali dei dipendenti

3.   Creazione di profili di competenza:

·   Definizione di profili di competenza per ciascun ruolo 

·   Utilizzo di strumenti come interviste, test e valutazioni per raccogliere dati

4.   Definizione di piani di sviluppo individuale: 

·   Identificazione di programmi di formazione e sviluppo per colmare eventuali lacune

·   Coinvolgimento dei dipendenti nel processo di crescita professionale

5.   Monitoraggio continuo: 

·   Valutazione periodica delle competenze per adattarsi ai cambiamenti organizzativi e di mercato 

·   Aggiornamento costante dei profili di competenza 

L’importanza delle Soft Skills nella mappatura delle competenze

Le soft skills giocano un ruolo cruciale nel determinare il successo dei dipendenti e, di conseguenza, dell’intera organizzazione. 

Le competenze relazionali, la comunicazione efficace, la capacità di problem-solving e la flessibilità sono solo alcune delle soft skills che possono fare la differenza.

Nella mappatura delle competenze, è essenziale porvi particolare attenzione. Ecco perché:

·     Team Collaboration: le competenze relazionali favoriscono una collaborazione efficace e contribuiscono a creare un ambiente di lavoro positivo

·     Leadership: skills come l’ambizione, il carattere, la motivazione e la proattività sono importanti per lo sviluppo di figure manageriali in azienda

·     Adattabilità: in un contesto in rapido cambiamento, la flessibilità e la capacità di interazione con i colleghi risultano preziose

·     Customer Relations: l’abilità nella gestione delle relazioni con i clienti (ma anche con i fornitori) è un elemento critico per il successo e la reputazione dell’impresa

In conclusione: investire nella valutazione accurata delle competenze, con particolare attenzione alle soft skills, è un passaggio fondamentale per costruire un team di successo e promuovere una crescita dell’organizzazione sostenibile nel tempo.

Monium, attraverso il proprio servizio di Consulenza d’Impresa, accompagna l’imprenditore nella verifica del capitale umano a disposizione dell’impresa e nella definizione di un mansionario specifico per le esigenze aziendali, così che la squadra risulti in grado di svolgere efficacemente le attività quotidiane e pronta per affrontare le sfide attuali e future.