Categoria: Consulenza d’impresa

Secondo una indagine degli Osservatori Digital Innovation della School of Management del Politecnico di Milano, l’indice di maturità nell’utilizzo degli ERP (Enterprise Resource Planning) rivela che le PMI italiane (con un numero di addetti tra 10 e 249) sono ancora lontane nell’avere un sistema informatico aziendale integrato e il percorso di adozione è ancora molto frammentato.  

I numeri indicano un utilizzo spesso puntuale di soluzioni per attività specifiche, senza però una reale consapevolezza dei benefici ottenibili da un percorso di trasformazione effettivo delle modalità operative

In un’era dove IoT e l’Intelligenza Artificiale hanno fatto progressi inimmaginabili solo qualche anno fa, circa il 70% delle PMI non utilizza ancora un ERP integrato per le funzioni strategiche di impresa quali Controllo di Gestione, Operations, Supply Chain, rimanendo agganciate a differenti software scollegati tra loro e non di rado ormai inadeguati alle esigenze. 

Per non parlare dell’utilizzo ancora troppo esteso di fogli Excel e della fiducia che riponiamo in essi, argomento sul quale nella seconda parte dedicheremo alcune riflessioni. 

Questo non vuole essere un articolo tecnico, piuttosto considerazioni generali sul perché ormai sia indifferibile governare la propria impresa attraverso un sistema unico, integrato e capace di accompagnare l’imprenditore nelle scelte strategiche mediante dati ed informazioni complete, affidabili e certificate. È noto, infatti, che un utilizzo stand-alone dei vari applicativi comporta una gestione a silos dei processi e riduce i benefici della digitalizzazione.

Una gestione efficiente delle risorse aziendali (finanze, forza lavoro, macchinari, materie prime, ecc.) è cruciale per il successo di ogni impresa, specialmente se ci si riferisce ad una Pmi dove le disponibilità economiche sono spesso limitate e da destinare con oculatezza allo sviluppo del business. 

In questo contesto, un sistema informatico ben organizzato si rivela essenziale per migliorare l’efficienza operativa, la produttività e la competitività. 

Di seguito esploreremo i vantaggi di un ERP correttamente configurato, approfondendo le attività da espletare per la catalogazione delle esigenze da soddisfare e le azioni da eseguire per la sua implementazione. 

Un sistema informatico aziendale integrato ben organizzato

Un sistema informatico aziendale integrato ben organizzato è il pilastro su cui dovrebbero poggiare le attività quotidiane delle imprese. Contribuisce all’automazione dei processi, alla gestione efficace dei dati e alla facilitazione della comunicazione interna ed esterna. 

Un sistema efficiente favorisce la rapidità decisionale, aumenta la produttività, riduce gli errori e consente di adattarsi alle mutevoli esigenze del mercato.

Prima di intraprendere un percorso di introduzione o sostituzione di un sistema informatico, però, è importante condurre un’attenta analisi sulle funzionalità dei tool attualmente in uso, così da ricomprendere nella futura ricerca tutto quanto si ritiene indispensabile, incluse le eventuali personalizzazioni che abitualmente vengono realizzate nel corso degli anni per soddisfare le necessità operative della società. 

È necessario individuare un giusto bilanciamento tra personalizzazione e standardizzazione, così da ridurne la complessità realizzativa e non rallentare i benefici derivanti dalla digitalizzazione.

Le fasi per l’implementazione di un sistema informatico aziendale integrato

Le attività per la sostituzione o l’implementazione ex-novo di un ERP aziendale possono essere riassunte in 4 step:

1.   Analisi delle esigenze e stesura dei requisiti funzionali: comprendere appieno le esigenze aziendali è il primo passo. Questo prevede interviste con gli utenti, analisi dei processi esistenti e identificazione delle funzionalità necessarie. I requisiti devono essere chiari, completi e allineati agli obiettivi aziendali. 

A tal fine occorre individuare dei ‘focal point’ aziendali (ossia le figure chiave di ciascuna funzione dell’azienda) e con essi procedere alla stesura del documento di requisiti, che dovrà contenere con una adeguata profondità tutte le funzionalità che si desidera ottenere dal nuovo ERP. Maggiore sarà il dettaglio, minore sarà la difficoltà nel confronto delle proposte ricevute dalle società offerenti. 

2.   Software selection: basandosi sui requisiti definiti, l’azienda sarà in grado di esplorare il mercato dei software disponibili. Sarà molto importante individuare società (o software integrator) competenti del settore in cui si opera. Altrimenti si corre il rischio di rivolgersi ad interlocutori generalisti, che poi non sapranno cogliere le specificità del caso. 

La selezione dovrà essere guidata da criteri come l’adattabilità alle esigenze aziendali, la scalabilità della soluzione e la compatibilità con le tecnologie già presenti in azienda.

3.   Gara di acquisto: la fase di gara di acquisto coinvolge la ricerca di fornitori, la richiesta di proposte e la valutazione delle offerte ricevute. Questo processo mira a ottenere la soluzione migliore in termini di costo, funzionalità e supporto. 

Al fine di giungere ad una scelta quanto più oggettiva e razionale possibile, un corretto iter di valutazione delle offerte a nostro avviso dovrebbe essere quello di un processo di selezione a ‘doppia busta’. 

In sintesi: andrà prima analizzata la proposta tecnica, ossia l’insieme delle funzionalità e delle caratteristiche tecniche del nuovo software assegnando a ciascuna di esse un punteggio su scala pre-definita (attraverso giudizi quantitativi e qualitativi) e solo dopo passare alla valutazione dell’offerta economica, per non influenzare la qualità tecnica a fronte di un costo ‘apparentemente’ inferiore. 

L’offerente che avrà ottenuto il punteggio migliore nella somma tra punteggio tecnico ed economico sarà da considerare il preferenziale e con questi affrontare la negoziazione. 

4.   Governo delle attività di implementazione: una volta selezionato il partner dal quale acquistare il nuovo sistema, la fase di implementazione richiede un notevole impegno ed una gestione attenta delle tempistiche. 

Probabilmente il fornitore si avvarrà di un proprio Project Manager, con il compito di monitorare i progressi dell’implementazione, gestire le scadenze e consuntivarne i costi. 

A nostro avviso anche l’azienda acquirente dovrebbe dotarsi di una figura del genere, che faccia da contraltare al PM del fornitore e sappia comprendere le dinamiche progettuali e le eventuali richieste aggiuntive (di tempo e di soldi). 

Nel processo di implementazione – che può durare da non meno di sei a non oltre diciotto mesi, in funzione della complessità realizzativa e della dimensione dell’azienda – potrebbero emergere alcune difficoltà, come la resistenza al cambiamento, momentanee interruzioni delle attività e criticità nell’integrazione. 

Per questo una figura interna di presidio potrà risultare particolarmente utile. Inoltre potrà partecipare alla stesura di un eventuale piano alternativo per la mitigazione dei rischi, così da riuscire a superare queste eventualità e garantire una transizione senza problemi.

La sfida non è di poco conto, ma ne varrà certamente la pena, in quanto l’implementazione di un sistema informatico aziendale integrato (ERP) costruito sulle esigenze reali della propria azienda apporta innumerevoli vantaggi. Oltre ad aumentare efficienza operativa e produttività, migliora la sicurezza dei dati e predispone adeguatamente l’impresa per le sfide future. 

Excel: tutti lo criticano ma nessuno vuole disfarsene

Una delle principali motivazioni che dovrebbero spingere le aziende che ancora non ne sono dotate ad adottare un ERP è l’opportunità di limitare l’utilizzo di fogli Excel, che a tutt’oggi resta un tool eccessivamente diffuso. 

Occorre prendere atto, infatti, che con il passare del tempo e l’evoluzione delle esigenze aziendali, emergono limiti e rischi che ne mettono sempre più in discussione l’appropriatezza. 

Ecco perché sarebbe bene limitarne l’utilizzo: 

1.   Problemi di una base dati non univoca:

Gli Excel sono spesso utilizzati come base dati, ma questa pratica può portare a problemi quando si cerca di mantenere l’integrità e la coerenza del dato. 

La mancanza di una struttura centralizzata e la possibilità di generare dati duplicati o inconsistenze, possono compromettere la coerenza delle informazioni aziendali. I fogli Excel sono spesso distribuiti, modificati e condivisi tra vari utenti, e questo processo può comportare significativi rischi di perdita di informazioni o di errore umano durante la manipolazione dei file. 

2.   Certificazione del dato:

Il principale limite dei fogli Excel riguarda l’impossibilità nella certificazione del dato. In un’era in cui la precisione e l’integrità dei dati sono fondamentali per la conformità normativa e la responsabilità aziendale, l’utilizzo di fogli Excel può compromettere la credibilità delle informazioni, influenzando negativamente il processo decisionale se basato su dati incoerenti

3. Difficoltà nell’aggiornamento e nella scalabilità:

Man mano che le esigenze aziendali crescono, sia in termini di struttura organizzativa che di complessità delle operazioni, la gestione dei dati attraverso fogli Excel può diventare limitante. La necessità di aggiornare manualmente i fogli, la mancanza di automazione e la difficoltà nella gestione di grandi volumi di dati possono inibire la fluidità delle operazioni aziendali. 

Per questo è importante, a nostro avviso, adottare appena possibile database centralizzati: migliorano la gestione del dato e la rendono più sicura, affidabile ed efficiente.

Conclusioni

L’implementazione di un sistema informatico aziendale integrato (ERP) fornisce vantaggi significativi anche dal punto di vista del conto economico:

Þ     Aumento dell’efficienza operativa: le imprese che implementano un sistema ERP possono registrare un aumento medio del 20% nell’efficienza operativa e una riduzione dei costi di produzione del 22%

Þ     Miglioramento della precisione nei processi: – 21% degli errori 

Þ     Aumento della produttività dei dipendenti: + 20%

Þ     Riduzione dei tempi di ciclo: -20%  

Þ     Miglioramento della gestione delle scorte: – 23 % degli stock di magazzino

Þ     Riduzione delle spese legate agli errori: -25%

Queste statistiche evidenziano chiaramente come l’implementazione di un sistema ERP possa tradursi in benefici tangibili per il conto economico delle imprese, migliorando l’efficienza operativa, riducendo i costi e contribuendo globalmente alla redditività aziendale.

Monium, attraverso il proprio servizio di Consulenza d’Impresa, accompagna le imprese nella Digital Innovation e le supporta concretamente sin dalla fase di mappatura delle esigenze. 

Le Piccole e Medie Imprese (PMI), che rimangono il motore trainante della nostra economia, oggi si trovano ad affrontare sfide ambiziose e sempre più complesse. Sfide che però possono apparire a volte insormontabili per la ridotta capacità di visione strategica e l’insufficiente velocità di esecuzione da parte dei collaboratori dell’imprenditore.  In questo articolo, perciò, affronteremo l’importanza della managerializzazione nelle PMI.

L’importanza del potenziamento delle competenze manageriali nelle PMI

Quasi sempre, nelle PMI le persone crescono su percorsi interni all’azienda, molto spesso denotando limiti nelle competenze e nell’approccio manageriale. 

Pertanto, se da un lato è condivisibile la volontà da parte dell’imprenditore di voler far crescere i propri leader dall’interno, apprendendo così dalla pratica quotidiana, ed in questo modo garantirsi una conoscenza approfondita del business, dall’altro il limite è che le competenze specifiche acquisite durante il percorso possono limitare la visione generale ed il pensiero strategico.  

È inequivocabile che quando le persone crescono professionalmente all’interno di un’organizzazione, c’è il pericolo di sviluppare una visione troppo focalizzata. I dipendenti spesso diventano esperti nella loro nicchia, ma mancano di una comprensione globale delle dinamiche aziendali.  

Un manager, invece, deve essere in grado di vedere il quadro complessivo, anticipare le tendenze del mercato e aiutare l’imprenditore nel prendere decisioni ben ponderate. 

Le competenze manageriali vanno quindi ben oltre le conoscenze tecniche specifiche. 

Rappresentano la capacità di gestire le risorse umane, di comunicare efficacemente, di prendere decisioni strategiche e di adattarsi a un ambiente in continua evoluzione. 

Nei contesti delle PMI, dove spesso le risorse sono limitate e la flessibilità è essenziale, queste competenze diventano ancor più determinanti. 

Un manager competente non solo comprende il proprio settore, ma è anche in grado di analizzare il panorama competitivo, identificare opportunità di crescita e sviluppare strategie a lungo termine. 

Come rafforzare le competenze manageriali nella propria azienda

Le PMI devono investire nella crescita professionale dei loro leader, offrendo programmi di formazione che coprano una vasta gamma di competenze manageriali. 

Ciò deve includere necessariamente anche le cosiddette ‘soft-skill’, ossia quelle abilità necessarie per la corretta gestione del tempo, la comunicazione efficace, la leadership, la risoluzione dei problemi e la pianificazione strategica.  

Inoltre, incoraggiare lo scambio di esperienze e conoscenze tra i dipendenti, può contribuire a colmare il divario tra le competenze settoriali e quelle manageriali.  

Ormai sempre più spesso le aziende, per periodi di tempo limitati, affiancano ai propri dipendenti delle figure professionali esterne che, se da un lato intervengono direttamente per il raggiungimento dei risultati aziendali, dall’altro possono contribuire anche alla formazione delle risorse affiancandole nell’operatività quotidiana. 

Se è vero che una impresa ottiene maggior successo competitivo ed economico quando i ruoli, le competenze ed i processi risultano adeguati agli obiettivi prefissati, allora la verifica periodica dell’adeguatezza dell’organico diventa una priorità indifferibile. 

Anche per tali fini può essere di aiuto l’intervento di un manager esterno che saprà supportare efficacemente l’imprenditore nella verifica dell’adeguatezza organizzativa, grazie alla sua terzietà ed alla propria esperienza maturata nel tempo all’interno di differenti contesti aziendali. 

In sintesi: se la crescita interna è una componente fondamentale per il successo delle PMI, investire nella formazione continua dei propri collaboratori è un passo strategico che può fare la differenza tra il successo e la stagnazione.

Monium, attraverso il proprio servizio di Consulenza d’Impresa, accompagna l’imprenditore nelle fasi di revisione organizzativa e diffusione di un modello manageriale in grado di rispondere rapidamente ed efficacemente alle sfide quotidiane che l’impresa si trova ad affrontare. 

Inquadramento normativo degli adeguati assetti. Con la recente modifica dell’articolo 2086 del Codice Civile, il panorama normativo delle imprese italiane è stato sottoposto a una significativa trasformazione, imponendo a ogni impresa, indipendentemente dalla propria dimensione o forma giuridica, di certificare l’adeguatezza dei propri assetti societari.  

Sebbene questa iniziativa rappresenti un passo avanti nella promozione della trasparenza aziendale, pone anche nuove sfide alle imprese, che devono ora interpretare e autocertificare la propria conformità. 

Ogni impresa è ora chiamata a dichiarare ufficialmente, durante la redazione del bilancio, che i propri assetti Organizzativi, Amministrativi e Contabili sono conformi ai requisiti normativi. Con questa iniziativa il legislatore mira a creare realtà aziendali più responsabili e con una maggiore supervisione e capacità di rendicontazione.

Il rischio legato alla dichiarazione: una pressione aggiuntiva per gli amministratori

La certificazione dell’adeguatezza degli assetti non è da considerarsi soltanto una formalità. Il legislatore ha introdotto un elemento di responsabilità significativo, mettendo a rischio gli amministratori in caso di dichiarazioni mendaci o omissive.  Questi ultimi sono ora infatti investiti di una responsabilità maggiore: dimostrare concretamente l’adeguatezza degli assetti per evitare potenziali future azioni di responsabilità.

L’assenza di una guida chiara e la necessità di interpretazione

L’assenza di una definizione chiara da parte del legislatore su come debbano essere gli adeguati assetti pone però le imprese di fronte a un enigma normativo.  Cosa significa, in concreto, essere adeguati sotto gli aspetti Organizzativi, Amministrativi, Contabili e più in generale in relazione al proprio modello di business?  

Questa ambiguità richiede agli amministratori di sviluppare un approccio interpretativo interno ed intraprendere un processo di autovalutazione complesso per garantire la conformità.

Il ruolo della consulenza: un contributo strategico

In questo contesto, molte imprese stanno esplorando l’opportunità di ricorrere a consulenti esterni specializzati. Questi ultimi, infatti, potendo offrire una analisi critica oggettiva e indipendente potranno aiutare le imprese ad interpretare la normativa in modo accurato e ad implementare le misure necessarie per garantire la conformità.

La consulenza esterna non solo semplifica il complesso processo di adeguamento normativo, ma offre anche un punto di vista obiettivo e competenze specializzate, così da importare nell’azienda cliente buone pratiche di governo di impresa. 

In sinergia con il commercialista, che per sua natura è rivolto maggiormente ad aspetti contabili piuttosto che organizzativo/gestionali, sarà importante farsi affiancare da professionisti competenti in aree quali la finanza di impresa, il controllo di gestione e l’analisi di processi e sistemi informativi. 

Come procedere alla verifica?  

Per poter analizzare una impresa nella sua interezza, occorre approfondire tematiche complesse, mantenendo sempre ben chiara la visione di insieme.  Per questo la realizzazione di un diagnostico di impresa può rivestire una importanza strategica.  

Con esso le imprese possono ottenere in tempi rapidi una fotografia oggettiva e dettagliata della situazione aziendale, e potranno agevolmente identificare le proprie aree di forza, quelle di debolezza e le potenziali opportunità di miglioramento. 

Un checkup aziendale, se ben eseguito, non solo mette in risalto inefficienze operative e sacche di improduttività, ma contribuisce significativamente a mitigare i rischi associati alla mancanza di adeguatezza degli assetti societari.  

Da precetto normativo a opportunità strategica 

In conclusione, l’adesione alla normativa sugli adeguati assetti non va vista esclusivamente come l’ennesimo onere normativo, ma come una opportunità strategica per utilizzare questo processo come catalizzatore per implementare miglioramenti operativi, anche al fine di promuovere una cultura aziendale più solida e sostenibile.  

In definitiva, è un’occasione unica per migliorare la salute economica dell’impresa.

Con il proprio servizio di Diagnostico per l’impresa, Monium affianca l’imprenditore nell’analisi dei principali fattori aziendali e lo accompagna verso l’adeguamento normativo.